Fokus - Teil 1 - Projekt vs. Aufgabe

Eines der größten Probleme, das ich bei Freelancern und Unternehmern um mich herum beobachte, ist Zeit und Fokus:
  • Neben Kundenprojekten genügend Zeit zu haben, um sich um Vertrieb, Marketing, Business Development zu kümmern.
  • Sich auf die Dinge konzentrieren zu können, die Erfolg bringen – stressfrei, fokussiert.
  • Sich nicht nur zum x-ten Mal etwas vornehmen, sondern endlich die Sachen anzupacken.
Ich möchte daher eine kleine Serie mit Tipps starten, die mir sehr geholfen haben, fokussiert, produktiver zu arbeiten. Bei Teil 1 geht es um den wichtigen Unterschied zwischen Projekt und Aufgabe.

Projekt vs. Aufgabe

Ein Projekt ist beispielsweise eine neue Webseite. Es beinhaltet mehrere Aufgaben. Aufgaben sind einzelne klar definierte, zeitlich abgegrenzte Aktionen. Bei einer Homepage etwa Texte überarbeiten oder neu schreiben, geeignete Bilder auswählen, Referenzen/Kundenzitate auflisten. Aufgaben können auch ein Anruf, eine E-Mail, ein Kundenmeeting, sein.

Warum ist die Unterscheidung wichtig?

Die meisten haben eine oder mehrere To-Do-Listen, auf denen sowohl Projekte als auch Aufgaben stehen. Aber: Allzu leicht verzettelt man sich, fängt überall an, kommt nicht vorwärts. Im Gegenteil: Die To-Do-Liste wird länger, der Frust, nichts erledigt zu bekommen, größer. So ging es mir lange Zeit, bis ich anfing, alle zu erledigende Aufgaben und Projekte genau zu definieren.

Wie gehe ich vor?


1. Festlegen, handelt es sich um ein Projekt oder eine Aufgabe?

2. Für jedes Projekt alle erforderlichen Aufgaben definieren.

Bei Projekten ist es wichtig, alle zu erledigenden Aufgaben zu definieren und die Reihenfolge sowie geschätzte Zeit festzulegen. Viele Projekte habe ich vor mich hergeschoben, weil kein Ende in Sicht schien und ich nicht wusste, wo ich anfangen sollte. Daher am besten kleine Einzelschritte definieren (30-45 Minuten).

Sehr zu empfehlen ist, jemanden, der nicht in das Projekt involviert ist, um eine Einschätzung zu bitten. Dies verhindert, dass das Projekt verkompliziert wird oder Zeiten falsch eingeschätzt werden. Und, dass wir alles neu machen wollen, obwohl es vielleicht eine bessere, abgespecktere und (zeit)günstigere Altnerative gibt.

3. Batch-Verarbeitung bei Aktionen.

Aktionen, wenn möglich, in Batch-Verarbeitung erledigen. Das bedeutet, Aufgaben zu sammeln und sie an einem Stück zu abzuarbeiten, beispielsweise E-Mails. Dies effektiver, als auf jede einzelne E-Mail zu reagieren. Weitere Beispiele sind, Rechnungen zu bezahlen oder schreiben.

4. Anfangen.

Und natürlich ganz wichtig: Jeden Tag eine oder mehrere Aufgabe auf der Liste vornehmen und abarbeiten. Von Gina Trapani habe ich die Idee der "Most Important Task". Sie schlägt vor, sich jeden Tag auf eine Most Important Task zu konzentrieren und diese noch vor allen anderen Dingen anzupacken.
Stichwort "Deadlines"

Ich bin nicht sicher, ob es hilft, sich eine Deadline zu setzen, wenn nicht anderweitig vorgegeben. Obwohl ich beispielsweise mein E-Book "Der Arme Poet" öffentlich angekündigt hatte, verstrichen mehrere Deadlines. Für Tipps und Erfahrungen bin ich daher dankbar.

Stichwort "Strafe zahlen"


Ich mache beim Iron Blogger Stuttgart mit. Wer nicht jede Woche mindestens einen Beitrag veröffentlicht, muss fünf Euro in die Kasse zahlen. In dem Fall funktioniert es prima: Mein Blog ist noch nicht verwaist.

Interessant ist in dem Zusammenhang www.stickk.com. Dort kann ich vereinbaren, dass bei Nichterreichung, Geld von meinem Konto beispielsweise an eine Organisation überwiesen wird, deren Ziele ich definitiv nicht teile. Ich kann mir gut vorstellen, dass das sehr motivierend wirken kann.

Mini-Serie "Fokus":

Teil 2: "Prioritäten setzen"
Teil 3: Fokus - Teil 3 - Mini Implementation Days
Teil 4: Fokus - Teil 4 - Power Hour

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