CRM-Tool im Test: Freeversion von Really Simple Systems

Der siebte Teil meines CRM-Tool-Test-Marathons.

Really Simple Systems macht seinem Namen alle Ehre: Es ist einfach und schlicht gehalten, es konzentriert sich auf das Wesentliche: die Verwaltung von Kundenkontakten. Allerdings wirkt es an manchen Stellen zu schlicht, fast ein wenig lieblos. Ein Beispiel ist das Formular-Design oder die Gestaltung der Reports. Auch die Usability ist für mich noch nicht optimal.

Funktionsumfang in der kostenlosen Version:
  • 2 Benutzer
  • 100 Accounts ("companies you deal with")
  • 100 MB Speicher
  • Sprache: Englisch

Vorteile:
  • Einfach gehalten
  • Felder lassen sich anpassen
  • Alle Infos zu einem Kunden auf einer Seite (Angebote, Aufgaben, Beziehungen zu anderen Unternehmen, Dokumente)

Nachteile:
  • Kontakt anlegen etwas umständlich (ich muss erst ein Unternehmen erstellen)
  • Usability könnte an der ein oder anderen Stelle besser sein

Nice-to-Know

Es gibt ein kurzes, gutes Einführungsvideo. Die FAQ-Seite fand ich dagegen nicht so gut, zu viel Text anstelle von Screenshots. Hier ein Beispiel für den Bereich "Opportunity Management".

Startseite


Die Startseite ist, wie das ganze Tool, schlicht und aufgeräumt. In der Freeversion kann sie leider nicht angepasst werden.

Screenshot der Startseite von Really Simple Systems
Startseite Really Simple Systems


Kontaktverwaltung


Really Simple Systems unterscheidet zwischen Accounts (Unternehmen) und Contacts (Personen). Das kann im jeweiligen Formular weiter spezifiziert werden. Zum Beispiel Wettbewerber, Prospect (siehe weiter unten den Screenshot AccountType).

Etwas umständlich finde ich es, dass ich erst einen Account erstellen muss, um einen Kontakt anzulegen.

Accounts


Hier das Formular zum Anlegen eines neuen Kontakts. Felder können über "Setup" und dort über "Manage Custom Fields" hinzugefügt oder angepasst werden.

Screenshot des Formulars zum Anlegen eines Accounts in Really Simple Systems
Formular zum Anlegen eines Accounts


Die Drop-down-Menüs für "Type", "Source" und "Sector" können über "Setup" und dann "Manage Look Up Tables" angepasst werden.

Für AccountType sieht das so aus:

Screenshots Menü zum Anpassen von AccountType in CRM-Tool Really Simple Systems
Menü zum Anpassen von AccountType


Einzelansicht Account


Für den Screenshot habe ich die Seite stark verkleinert, damit alles drauf passt. Auf die jeweiligen Punkte gehe ich nachfolgend noch ausführlicher ein.

Screenshot Einzelansicht Account in Really Simple Systems
Einzelansicht Account


Contacts

Auch hier alles sehr schlicht. Weiter unten gibt es noch einen Screenshot des Kontakt-Formulars.

Screenshot Ansicht Contacts in der Einzelansicht des Accounts
Ansicht Contacts in der Einzelansicht des Accounts

Gut gefällt mir das Kästchen "Hold", damit gleich die Erinnerung kommt: "Halt, bei dem grad nicht melden." Es können übrigens mehr als vier Kontakte pro Account angelegt werden. Generell gibt es nur eine Einschränkung in Bezug auf Accounts: In der Freeversion können max. 100 angelegt werden.


Tasks


Ansicht Task in der Einzelansicht des Accounts


Das Formular, um eine Aufgabe anzulegen.

Screenshot Formular zum Anlegen eines Tasks in Really Simple Systems
Formular zum Anlegen einer Aufgabe

Spannend fand ich, dass im Drop-down-Menü "Task-Type" auch ein Tweet aufgeführt wird.


Activity

Anders als eine Aufgabe kann ich eine Activity nicht einer anderen Person zuweisen.

Ansicht Activity in der Einzelansicht des Accounts


Das Formular, um eine Activity anzulegen.

Screenshot Formular zum Anlegen einer Activity in Really Simple Systems
Formular zum Anlegen einer Activity

Opportunity

Ansicht Opportunity in der Einzelansicht des Accounts

Screenshot Formular zum Anlegen einer Opportunity in Really Simple Systems
Formular zum Anlegen einer Opportunity

Das Opportunity-Formular fand ich nicht gut gelöst. Zum Beispiel "Forecast". Vermutlich ist damit die Einschätzung der Erfolgsaussichten gemeint. Standardmäßig stehen dort unter anderem "Lost/Dead" und "Closed/Won". Das sollte sich für mich automatisch in 0 bzw. 100 Prozent Wahrscheinlichkeit niederschlagen. Leider muss ich es noch mal extra bei "Probability" auswählen. Ansonsten hat auch ein verlorenes Angebot weiterhin eine Erfolgswahrscheinlichkeit von zehn Prozent.

Nicht gut finde ich außerdem, dass es kein Drop-down-Menü für "Next Step" und "Loss Reason" gibt. Das würde einem die Arbeit erleichtern.

Außerdem nicht gut: Der "Save"-Button ist oben rechts. Ich fände einen zweiten am Seitenende hilfreich.

Was mir generell nicht gefällt: Wenn ich wieder zurück zur Account-Übersicht von "Foobar Inc" möchte, muss ich "(Foobar Inc)" anklicken (siehe Markierung). Fand ich nicht intuitiv. Ich hätte es vielmehr oben in der Seitenleiste erwartet.

Linked Accounts

Screenshot Ansicht Linked Accounts in der Einzelansicht des Accounts in Really Simple Systems
Ansicht "Linked Accounts" in der Einzelansicht des Accounts

Hier kann ich beispielsweise Tochterfirmen angeben. Oder Subunternehmer. Gute Idee, Beziehungen zu anderen Unternehmen abzubilden.


Mehr Punkte gibt es nicht in der Einzelansicht des Accounts.


Contacts


Hier nun das Formular zum Anlegen eines Kontakts. Viele Felder, die ich ausfüllen kann, für mich fast schon zu viele. Das fand ich bei RAYNET Cloud CRM besser gelöst.

Screenshot Formular zum Anlegen eines Kontaktes in Really Simple Systems
Formular zum Anlegen eines Kontaktes


Insgesamt fand ich das Formular-Design schlicht, aber gleichzeitig auch ein wenig lieblos.

Reports


Es gibt zahlreiche Reports.

Screenshot der Liste aller Reports, die in Really Simple Systems zur Verfügung stehen
Verfügbare Reports in Really Simple Systems

Auch hier mein Kritikpunkt. Es könnte optisch schöner aufbereitet sein.

Beispiel eines Reports "My Opportunities" in Really Simple Systems
Beispiel eines Reports "My Opportunities"


Fazit


Es ist in der Tat ein "Really Simple System" im positivem, wie teilweise negativem Sinn. Gut gefällt mir, dass ich direkt über den Account ein Angebot, eine Aufgabe anlegen kann.

Allerdings könnte man einiges an der Usability verbessern. Das heißt den "Save"-Button nicht nur rechts oben anzuordnen. Gerade bei der Eingabe von Angeboten fand ich das störend. Hilfreich wäre ein weiterer Button am Seitenende.

Was mir außerdem nicht gefällt, ist, dass ich erst einen Account anlegen muss, um einen Kontakt zu erstellen.

Das Design finde ich an manchen Stellen etwas lieblos. RAYNET hat gezeigt, welchen Unterschied kleine Design-Elemente manchen können.

Mein Fazit daher: Nicht schlecht, aber begeistert hat es mich nicht.

Hier noch einmal der Funktionsumfang der kostenlosen Variante:
  • 2 Benutzer
  • 100 Accounts ("companies you deal with")
  • 100 MB Speicher
  • Sprache: Englisch

Versionsvergleich

Je nachdem, wie viele Accounts man anlegen möchte, kostet es extra. In der Premium- und Enterprise-Version gibt es zudem unter anderem ein Kampagnen- und E-Mail-Marketing-Modul.



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